Trouwvideograaf inhuren? Stel eerst deze vragen!

Je hebt besloten een video te laten maken van jullie bruiloft; een mooi aandenken aan de dag, om voor altijd te kunnen herbeleven! Maar wie vertrouw je het toe om jouw dag zo volledig mogelijk vast te leggen?

Het filmen van een bruiloft is niet zomaar iets; je kunt bijvoorbeeld de first look niet even opnieuw doen als het beeld niet scherp was of oom Henk niet klaarstond met zijn camcorder. Het is dus van belang dat je van tevoren zeker weet dat jouw trouwvideograaf professioneel te werk gaat. Daar kom je achter door een aantal slimme vragen te stellen.

1. Hoe weet ik zeker dat echt álle belangrijke details worden vastgelegd?

Vraag de trouwvideograaf hoe hij zich voorbereidt: hoe zorgt hij dat hij alle nodige informatie heeft?

Bij Blue Wire Weddings hebben we bijvoorbeeld een uitgebreid formulier met wel tientallen vragen die we met je doornemen in de intake. Deze vragen zorgen ervoor dat:

Wij van elk moment weten hoe het verloopt en wat er van ons verwacht wordt
Jullie vooraf de kans krijgen om must-sees te benoemen die ons anders misschien niet zouden opvallen (denk aan kleine en/of sentimentele details)
Jullie een inzicht te geven in hoe we te werk gaan en over welke aspecten je misschien nog wilt nadenken voordat we komen filmen.

Na de intake krijgen jullie het ingevulde formulier per mail toegestuurd, om alles nog eens rustig na te lezen en eventueel aan te vullen. Zo’n 2 weken voor jullie trouwdag gaan we nog eens na wat we hebben ingevuld en vragen we jullie of er nog aanpassingen of toevoegingen zijn waarvan wij op de hoogte moeten zijn.

2. Hoe lang is de trouwvideograaf aanwezig?

Veel videografen werken met pakketprijzen voor een maximaal aantal uur. Ze zijn dan 8 of misschien wel 10 uur aanwezig op jouw bruiloft. Duurt jouw dag langer dan dat? Overleg dan met de videograaf over de opties:

Vraag of je uren kunt bijkopen. In dit geval zou de videograaf voor een meerprijs langer aanwezig zijn zodat hij echt de héle dag filmt.
Ga voor jezelf na of je het klaarmaken/het feest per se terug wilt zien in de video. Zo niet, dan kan de dag van de videograaf beginnen na het klaarmaken en eindigen voor het feest, zodat je binnen de 10 uur blijft.
Kies een trouwvideograaf die wél de hele dag aanwezig is (zoals wij 😉), ongeacht het aantal uren. Zo weet je zeker dat alles op beeld staat, ook als er iets uitloopt!

Nog iets dat fijn is om af te spreken, is dat de videograaf niet zomaar weggaat aan het eind van de dag. Wij vragen bijvoorbeeld altijd voordat we gaan, aan de ceremoniemeester of er nog een verrassing aankomt of iets anders dat echt op video moet worden vastgelegd. Zo niet, dan zeggen we natuurlijk netjes gedag – in elk geval tegen de ceremoniemeester en (indien jullie niet te druk aan het dansen zijn natuurlijk) ook tegen jullie als bruidspaar!

3. Is er een back-up plan voor als je ziek bent?

We hebben de afgelopen jaren allemaal gemerkt hoeveel er stil kan komen te liggen als gevolg van ziekte. Daarom is het wel zo fijn om na te gaan wat het plan B is als de trouwvideograaf onverhoopt ziek is op jullie trouwdag. Vragen om te stellen zijn bijvoorbeeld:

Behoort de cameraman tot een éénmanszaak of zijn er collega’s die kunnen inspringen?
- Een bedrijf met collega’s kan hierin meer zekerheid bieden.
Is er een freelance poule beschikbaar die kan worden ingezet?
- Zo ja, worden er extra kosten gerekend om een externe kracht in te zetten?
Hoe weet ik of de back-up net zo’n goede videograaf is?
- Hebben ze genoeg ervaring, werken ze volgens dezelfde werkwijze en zijn ze op de hoogte van de belangrijke details?

Bij Blue Wire Weddings hebben we zowel extra collega’s als freelane krachten om te benaderen indien een trouwvideograaf ziek wordt. Zij werken allemaal volgens onze werkwijze en kosten voor jullie niets extra’s.

4. Hoe gaat de trouwvideograaf op de bruiloft te werk?

Je zou misschien denken dat elke trouwvideograaf hetzelfde te werk gaat – het is gewoon filmen toch? In de werkelijkheid komt er meer bij kijken dan alleen het vastleggen van videobeelden. Vragen die je kunt stellen om achter de werkwijze van een trouwvideograaf te komen, zijn:

Hoe werk je samen met de fotograaf?
Ben je zelfstandig of heb je sturing nodig vanuit de ceremoniemeester?
Werk je op de achtergrond of ben je duidelijk aanwezig?
Probeer je veel te regisseren of ga je voor spontane beelden?
Hoe neem je de ceremonie op? Sta je dan niet in de weg voor de gasten?

Zo kun je misschien nog wel meer vragen bedenken die je belangrijk vindt aan hoe de trouwvideograaf zich opstelt tijdens jullie bruiloft. Onze antwoorden op de vragen? Die beantwoorden we graag:

We hebben een heel artikel geschreven over de samenwerking tussen foto- en videograaf!
De videografen van Blue Wire Weddings hebben geen sturing nodig en werken standaard als een ‘fly on the wall’. Je hebt bijna niet door dat we er zijn!
Verder gaan we graag voor spontane beelden, met hier en daar een suggestie tijdens het klaarmaken en de fotoshoot.
Tijdens de ceremonie gebruiken wij twee camera’s – één op statief, die de volledige ceremonie opneemt; en één waarmee de videograaf mooie, close-ups en slow motion beelden maakt.

5. Wanneer ontvang ik de eerste versie?

Dit is iets dat veel mensen vergeten te vragen: hoe lang duurt het voordat je je trouwfilm ontvangt? Dat is natuurlijk wel fijn om te weten, zodat je niet maandenlang op je video wacht. Handige dingen om te weten zijn bijvoorbeeld:

Doet degene die komt filmen ook de montage?
- Voordeel: deze persoon weet precies wat er op de dag gebeurd is en kiest daardoor sneller de mooiste beelden uit
- Nadeel: het kan langer duren voordat hij aan de montage toekomt als hij ook andere bruiloften moet filmen in de tussentijd.
Is er een duidelijke afspraak wat betreft de oplevering? En wat gebeurt er als die niet gehaald wordt?
Is de eerste oplevering meteen het definitieve eindresultaat of mag ik aanapssingen aanvragen?

Wij zorgen het liefst dat degene die komt filmen ook degene is die de edit oppakt. Is dit niet handig vanwege andere bruiloften op de agenda of het inhuren van een freelancer die geen edits doet? Dan pakt een andere collega de montage op, zodat jullie de eerste versie altijd binnen 2 weken ontvangen. De videograaf geeft hierbij altijd de nodige opmerkingen zodat de editor evengoed op de hoogte is van belangrijke momenten die niet al in het intakeformulier stonden.

De eerste versie die je van ons ontvangt, is de aftermovie met een overview van de dag. Op basis van de feedback die je op deze versie geeft, gaan we aan de slag met de registratievideo, waarin de aftermovie wordt samengevoegd met de volledieg opname van de ceremonie en eventuele speeches/stukjes.

6. Hoe vaak kan ik de trouwvideograaf feedback geven?

Wist je dat veel videografen werken met een vast aantal feedbackrondes? Aan de ene kant is dat begrijpelijk, want hoe meer feedbackrondes, des te meer werk en tijd er nodig is. Aan de andere kant is een trouwfilm zó’n persoonlijke video, dat je zo min mogelijk beperkingen wilt hebben.

Om zeker te zijn dat de video bij definitieve oplevering ook echt naar jullie wens is, hanteren we bij Blue Wire Weddings een onbeperkt aantal feedbackrondes. Op basis van onze ervaring en de uitgebreide intake vraagt de eerste versie vaak slechts om kleine aanpassingen of toevoegingen, en toch willen we jullie de zekerheid geven dat elk detail nog kan worden aangepast. Uiteindelijk is het natuurlijk het meest belangrijk dat jullie er bij mee zijn en het jullie dag op de gewenste manier afbeeldt.

7. Wanneer moet ik betalen?

De vele leveranciers die je inzet voor je bruiloft, hebben verschillende manieren van factureren. Soms is er een aanbetaling nodig, waarbij je de helft of zelfs het hele bedrag vooraf betaalt.

Bedenk wat jij zelf fijn vindt; het kan je bijvoorbeeld zekerheid geven als je pas achteraf hoeft te betalen. Als je alles vooraf betaalt, kan het in het ergste geval zo zijn dat de leverancier zijn afspraken niet nakomt. Hij heeft immers toch al het geld al binnen en heeft daardoor in zijn ogen geen reden meer om zijn best te doen om jullie tevreden te stellen.

Bij Blue Wire Weddings is er geen sprake van een aanbetaling. Je betaalt pas na oplevering van de definitief door jullie goedgekeurde video. Hierdoor heb je de zekerheid dat wij gedurende het hele proces ons uiterste best blijven doen, en pas factureren wanneer júllie tevreden zijn.

8. Op welke extra kosten moet ik rekenen?

Je hebt waarschijnlijk wel een prijsindicatie gekregen van de trouwvideograaf, maar let op! Soms komen hier onverwachte kosten bij. Belangrijke extra kosten om naar te vragen zijn bijvoorbeeld:

Reiskosten (zitten die bij de prijs inbegrepen? Worden ze per kilometer gerekend of met een uurtarief?)
BTW (is de prijs inclusief BTW of exclusief?)
Drone (kost het extra om beelden vanuit de lucht te laten maken?)
Feedbackrondes (moet je bijbetalen voor meer feedbackverwerking?)

Bij Blue Wire Weddings zijn al deze kosten in de pakketprijs inbegrepen. Benieuwd naar onze prijzen? Ga naar de trouwvideograaf tarieven.

Meer weten over onze werkwijze? Lees ons artikel: Werkwijze bij een bruidsvideo: hoe plan je trouwfilms?